สมัยนี้การใช้อีเมล (E-mail) เป็นช่องทางการติดต่อสื่อสารที่สามารถสร้างเครือข่ายและเป็นหลักฐานชั้นดีเพื่อป้องกันการทำงานได้อย่างดีเยี่ยม โดยการเขียนอีเมลนั้นหากเป็นคนที่คุ้นชินกับการติดต่อสื่อสารอยู่แล้วอาจมองว่าเป็นเรื่องง่ายๆ แต่สำหรับคนที่ยังไม่มีประสบการณ์มาก่อนอาจไม่รู้ว่าจะเริ่มจากตรงไหนอะไรยังไง เพราะฉะนั้นวันนี้พี่อะเครุจะมาสอนมือใหม่กัน! ส่งอีเมลแนะนำตัวอย่างไรให้เป็นทางการและดูเป็นมืออาชีพมากที่สุด
1. เริ่มต้นหัวข้อเรื่องให้ดี
นำเสนอหัวข้อเรื่องให้ชัดเจน : การที่คุณจะส่งอีเมลไปแนะนำตัวกับใครนั้น ขั้นตอนแรกที่จะทำให้อีเมลดูน่าสนใจก็คือหัวข้อเรื่อง ผควรเขียนให้สั้น กระชับ ได้ใจความ อย่างคุณจะสื่อสารในเรื่องใดก็ตั้งหัวข้อในเรื่องนั้นยกตัวอย่างเช่น หากคุณสนใจในตำแหน่งงานบริษัทนั้นและต้องการสมัครงาน คุณสามารถพิมพ์หัวข้อเมลล์ได้ดังนี้ ‘ส่งใบสมัครงาน ตำแหน่ง xxxx ค่ะ/ครับ’ แนะนำว่าให้เขียนไม่เกิน 25-35 ตัวอักษร เป็นจำนวนที่พอดีสำหรับมือถือโดยทั่วไปค่ะ
เริ่มต้นทักทายแบบมารยาททางธุรกิจ : มาถึงเนื้อหาของทางเมลล์ฉบับนั้นที่ต้องเริ่มต้นด้วยการทักทาย ฉะนั้น ‘ทุกครั้ง’ ที่ส่งเมลล์ ควรเริ่มต้นด้วยคำว่า ‘เรียนคุณ…’ เพื่อเป็นการให้เกียรติอีกฝั่งหนึ่งด้วยนั่นเอง และถึงคุณจะคุยงานกันจนสนิทดีแล้วก็ควรเขียนอีเมลในรูปแบบเชิงธุรกิจแบบเดิม ไม่ควรใช้ชื่อเฉพาะตัวในการส่งเมลล์เพื่อการทำงานค่ะ … แต่หากคุณไม่แน่ใจว่าจะต้องเรียนคุณอะไร หรือติดต่อฝ่ายไหน เพราะคุณมีแต่อีเมลของบริษัทนั้นๆ กรณีนี้ให้คุณใช้ประโยคดังนี้ ‘เรียนท่านผู้เกี่ยวข้อง’ ค่ะ
แนะนำตัวเองอย่างเป็นทางการ : ในทุกครั้งที่เริ่มเปิดหัวข้อทางอีเมลโดยเราเป็นผู้ส่งครั้งแรก หรือผู้รับครั้งแรก อย่าลืมที่จะแนะนำว่าตัวเองว่าเราคือใคร ชื่ออะไร ทำงานตำแหน่งอะไร ข้อมูลดังกล่าวจะช่วยให้อีกฝ่ายสามารถเชื่อมโยงกับการทำงานและประสานงานได้ง่ายขึ้น
houseofharper
2. เขียนแบบรวบรัดใจความสำคัญเท่านั้น
อธิบายถึงที่มาว่าคุณได้รับอีเมลมาได้อย่างไร : ส่วนนี้จะทำให้ผู้ได้รับอีเมลไม่งงว่า คุณเป็นใคร แล้วได้เมลล์มายังไงนะ? สามารถแจ้งให้ทราบได้เลยว่า มีคนแนะนำให้ติดติดมา หรือว่าเจอในเว็ปไซต์อะไรยังไงก็ว่าไปค่ะ
บอกเหตุผลในการส่งอีเมลนี้ของคุณ : อย่างที่ได้กล่าวไปว่าเขียนให้สั้นๆ กระชับใจความเข้าไว้ ต้องการอะไร จะสื่ออะไร ติดต่อในเรื่องอะไร ควรรวบรัด ชัดเจน อธิบายอย่างตรงไปตรงมา อย่างเช่น ‘ดิฉันติดต่อจากบริษัท.. ขออนุญาตสอบถามเรทการ์ดของเพจ …. ใบปัจจุบันค่ะ และหากต้องการพีเรียดโพสต์ช่วงวันที่ 1 มิถุนายน สามารถโพสต์ได้ไหมคะ..’ แจงรายละเอียดให้ครบถ้วนภายในครั้งที่แรกที่เราส่งเมลล์จะดีที่สุด เพื่อแสดงความเป็นมืออาชีพในการทำงานด้วยค่ะ
theeverygirl
3. ประโยคปิดท้าย
ประโยคขอบคุณอย่างอ่อนน้อมถ่อมตน : แนะนำว่าการคุยงานเพื่อธุรกิจ ให้คิดเสมอว่าเราเป็นตัวที่เล็กที่สุด ไม่ว่าคุณจะเป็นผู้ให้หรือผู้รับ การขอบคุณที่อีกฝ่ายได้เสียสละเวลาอ่านอีเมลของคุณ เป็นการแสดงความอย่างอ่อนน้อมถ่อมตนที่ช่วยเพิ่มโอกาสการตอบกลับของอีกฝ่ายด้วยนะคะ
ประโยคพิจารณาข้อเสนอ : หลังจากขอบคุณเป็นที่เรียบร้อยแล้ว คุณสามารถเพิ่มความกรุณาของอีกฝ่ายได้ด้วยการทำให้เขามีส่วนร่วมไปกับคุณ เช่น ‘หากมีข้อสงสัยในจุดไหน สามารถแจ้งหรือสอบถามโดยตรงได้ทันทีเลยนะคะ’ หรือ ‘ดิฉันหวังเป็นอย่างยิ่งว่าจะได้รับการติดต่อจากท่านนะคะ’
ลายเซ็นต์ในอีเมล : อีเมลที่ใช้ในเชิงธุรกิจหรือติดต่อสื่อสารเป็นประจำ ควรใส่ลายเซ็นต์ทุกครั้งในการส่งอีเมลนะคะ (ลายเซ็นต์สามารถตั้งค่าล่วงหน้าได้โดยไม่ต้องนั่งพิมพ์ทุกครั้งค่ะ) และหลังจบการเขียนอีเมล ต้องไม่ลืมที่จะใส่คำลาตอนจบอย่างมืออาชีพเช่น ‘ขอแสดงความนับถือเป็นอย่างสูง’ หรือ ‘ด้วยความเคารพ’ ก่อนลายเซ็นต์เสมอค่ะ
และในส่วนของลายเซ็นต์นั้น ควรประกอบไปด้วย ชื่อของคุณ, ชื่อตำแหน่ง, เบอร์ติดต่อ และอีเมล ยกตัวอย่างเช่น
ขอแสดงความนับถือเป็นอย่างสูง
นาลี วิลล์
Content Creator
Tel : 099-895-3332
Email : nalee.w@gmail.com
twitter
ใครที่ยังเป็นมือใหม่และไม่คล่องกับการทำงานโดยใช้อีเมล ลองเอาเทคนิคง่ายๆ แบบนี้ไปปรับใช้กันได้เลยค่ะ!
